การประชุม ช่วยประสานงานการทำงานของทีมจากระยะไกล แต่มักจะไม่มีประสิทธิภาพเท่ากับการประชุมแบบออฟไลน์ โรมัน กอร์บาชอฟ ผู้ก่อตั้งและผู้อำนวยการหน่วยงานด้านการสร้างแบรนด์ของ Logomashina อธิบายวิธีวางแผน และจัดการประชุมทีมออนไลน์อย่างมีประสิทธิภาพ การเตรียมตัวสำหรับการประชุมออนไลน์ ก่อนที่คุณจะจัดการประชุม การตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณจำเป็นต้องใช้จริงๆ ปัญหาบางอย่างสามารถแก้ไขได้

โดยไม่ต้องนำพนักงานทั้งหมดมารวมกัน ในแฮงเอาท์วิดีโอเพียงครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแจ้งให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ ทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาของโครงการ การเขียนจดหมาย หรือข้อความในแชทการทำงานก็เพียงพอแล้ว แต่ควรพูดคุยเกี่ยวกับรายละเอียดของโครงการใหม่ การผ่านการสื่อสารทางวิดีโอ สิ่งนี้วิธีที่ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถรับฟัง ซึ่งกันและกัน และค้นหาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมที่สุด

เมื่อคุณตัดสินใจเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุมแล้ว ให้วางแผน ในนั้น ให้จดหัวข้อทั้งหมดของ การประชุม ลำดับ และเวลาที่กำหนดสำหรับแต่ละคำถาม ส่งแผนการประชุมให้ผู้เข้าร่วมทุกคนล่วงหน้า เพื่อไม่ให้เสียเวลาคิดเกี่ยวกับคำตอบในการประชุม และไม่พลาดเธรดของการสนทนาหากการเชื่อมต่อลดลง การเลือกเวลาประชุม หลังจากวางแผนการประชุมแล้ว ให้กำหนดว่าจะมีขึ้นในช่วงใด

ตัวอย่างเช่น เป็นการดีกว่าที่จะจัดเซสชันสร้างสรรค์ในช่วงเช้า ในตอนเริ่มต้นของวัน สมองยังไม่เบื่อที่จะแก้ปัญหาในการทำงาน และความคิดจะมาง่ายกว่าในตอนบ่ายมาก สำหรับตอนเย็น คุณสามารถออกจากการอภิปรายเกี่ยวกับกิจวัตรประจำวันได้ หากพนักงานของคุณอยู่คนละเขตเวลา การตรวจสอบให้แน่ใจว่า เวลาที่เลือกนั้นสะดวกสำหรับทุกคน ตัวอย่างเช่น เมื่อถึงเวลา 16:00 นาฬิกา ในมอสโก ในวลาดิวอสต็อก จะเป็นเวลาเกือบกลางคืน 23:00 นาฬิกา

และวันทำงานยาวนาน การเช็คเทคนิคและดูแลรูปร่าง ก่อนเชื่อมต่อกับการประชุมออนไลน์ การตรวจสอบให้แน่ใจว่า กล้องและไมโครโฟนทำงานอย่างถูกต้อง และคุณไม่ต้องเสียเวลาตั้งค่าในการประชุม นอกจากนี้ ให้ปิดแท็บที่ไม่จำเป็นทั้งหมดก่อนการประชุม เพื่อปรับปรุงคุณภาพการสื่อสาร และไม่แสดงให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่า ไม่จำเป็นเมื่อแชร์หน้าจอ ขอแนะนำให้ผู้เข้าร่วมทุกคนเชื่อมต่อกับการประชุมผ่านคอมพิวเตอร์

ไม่ทราบว่าใครอาจต้องใช้ฟังก์ชันแชร์หน้าจอ การให้ความสนใจกับพื้นหลังของวิดีโอ อย่านั่งบนพื้นหลังของประตูเพื่อไม่ให้คนอื่นเข้าไปในเฟรมโดยบังเอิญ ควรเลือกสถานที่ที่มองเห็นวิวกำแพง หรือสร้างพื้นหลังเสมือนจะดีกว่า การพูดประเด็นองค์กร ในช่วงเริ่มต้นของการประชุม ให้เวลาสิบนาทีในการแก้ไขปัญหาขององค์กร เพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต หรือตัวอย่างเช่น กลับเข้าสู่การประชุมใหม่

นอกจากนี้ ในส่วนองค์กรของการประชุมออนไลน์ กฎการประชุมยังกำหนดไว้สื่อสารกับกล้องที่ให้มาด้วย ทำให้ง่ายต่อการสบตากับเพื่อนร่วมงาน และพวกเขาจะไม่มีโอกาสออกจากคอมพิวเตอร์ หรือเปลี่ยนไปทำงานอื่น ปิดเสียงไมโครโฟนถ้าคุณไม่พูด ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงเสียงรบกวนจากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ การปิดการแจ้งเตือนบนคอมพิวเตอร์ เสียงการแจ้งเตือนอาจถูกขัดจังหวะในระหว่างการพูด และรบกวนการฟังของผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ

ขั้นแรก ร่างบทบาทของผู้เข้าร่วมทั้งหมด การเลือกผู้ดูแลการประชุม บุคคลที่จะกำหนด และควบคุมทิศทางของการสนทนา มอบชั้นให้กับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ การกำหนดว่า ใครจะคอยติดตามเวลาของการประชุม แจ้งจำนวนนาทีที่เหลือสำหรับการอภิปรายในประเด็นใดประเด็นหนึ่ง วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่หมดเวลา และสิ้นสุดการประชุมตรงเวลา นอกจากนี้ แต่งตั้งผู้ที่จะเก็บโปรโตคอลข้อความ จำเป็นเพื่อบันทึกผลการประชุม ในเว็บไซต์ออนไลน์หลายแห่ง

คุณสามารถเปิดการบันทึกการประชุมได้ เพื่อที่ในระหว่างการประชุม คุณจะไม่ถูกรบกวนจากบันทึกย่อ แต่ให้ถอดเสียงในภายหลัง กลับสู่วัตถุประสงค์ของการประชุมเป็นระยะ บ่อยครั้งระหว่างการประชุมออนไลน์ ผู้เข้าร่วมจะหลุดจากหัวข้อ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เสียเวลา ผู้ดำเนินรายการต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า การสนทนานั้นเชื่อมโยงโดยตรงกับกำหนดการประชุม มิฉะนั้น เขาต้องส่งคืนผู้เข้าร่วมไปยังการอภิปรายของคำถามที่ตั้งไว้

ด้วยเหตุนี้ การประชุมในทุกหัวข้อของการประชุมควรได้รับการแก้ไข งาน พนักงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการและกำหนดเวลา หลังการประชุมส่งสรุปการประชุมให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมด หลังการประชุม ผู้ที่บันทึกการประชุมวิทยานิพนธ์ ในรายงานจะส่งประวัติย่อ ไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดทางไปรษณีย์ หรือในแชทของงาน เอกสารนี้ระบุว่า มีการตัดสินใจ และกำหนดเวลาใดบ้าง และใครเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ

นอกจากนี้ ผู้เข้าร่วมหากจำเป็น แก้ไขความไม่ถูกต้องในถ้อยคำหรือตัวเลข ยืนยันว่าพวกเขาเห็นด้วยกับวิทยานิพนธ์ และดำเนินการตามภารกิจที่ได้รับมอบหมาย บทสรุปคุณต้องเตรียมตัวสำหรับการประชุมออนไลน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ให้ความสนใจกับส่วนทางเทคนิค ก่อนการประชุมออนไลน์ อย่าลืมตรวจสอบไมโครโฟนและกล้อง

คุณควรได้ยินเสียง และมองเห็นได้ชัดเจน การตั้งกฎล่วงหน้าสำหรับการประชุมออนไลน์ การเลือกผู้ดูแลที่จะจัดการหัวข้อของการสนทนา พนักงานที่จะคอยติดตามเวลา และรับผิดชอบในการจดบันทึกการประชุมที่ Logomashin เราปฏิบัติตามกฎของการประชุมออนไลน์ในการประชุมทุกครั้ง ช่วยให้เราดำเนินการสนทนาที่สร้างสรรค์ และใช้เวลาน้อยที่สุดในประเด็นขององค์กร

อ่านต่อได้ที่ >>  ป่วยทางจิต ความทรมานที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของมนุษย์